Ihre Kundenbestellungen kommen per E-Mail oder PDF? Wir bringen sie geprüft in Ihr ERP.
EMWE Data Science automatisiert die Erfassung, prüft Kunden- und Artikelstammdaten und übergibt freigegebene Aufträge an Ihr ERP-System. Wir beginnen mit einem überschaubaren Pilotprojekt und messen die tatsächliche Entlastung Ihres Teams.
- Weniger manuelle Dateneingabe im Innendienst.
- Schnellere Auftragsbearbeitung vom Eingang bis zur Auftragsbestätigung.
- Weniger Übertragungsfehler bei Artikeln, Mengen und Lieferadressen.
- Ihr bestehendes ERP-System bleibt – wir ergänzen, statt zu ersetzen.
Sechs Schritte – Sie behalten die Kontrolle
Schritt 1
Eingang erfassen
E-Mails und Anhänge aus festgelegten Postfächern werden eingelesen; die unterstützten Formate legen wir gemeinsam fest.
Schritt 2
Informationen extrahieren
Kundenreferenz, Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise, Wunschtermine und Lieferanschrift werden ausgelesen.
Schritt 3
Stammdaten abgleichen
Rechnungs- und Lieferempfänger, Artikelnummern, Einheiten und Kundenreferenzen werden mit Ihren ERP-Stammdaten abgeglichen.
Schritt 4
Prüfen und freigeben
Konfidenz- und Plausibilitätsregeln entscheiden: Eindeutige Aufträge laufen weiter, unklare landen in einer Prüfliste für Ihr Team.
Schritt 5
An das ERP übergeben
Freigegebene Aufträge werden über geeignete Schnittstellen oder kontrollierte Importprozesse übertragen.
Schritt 6
Nachvollziehen
Jeder Schritt wird protokolliert. Kennzahlen zeigen Durchlaufzeit, Korrekturen und manuelle Eingriffe.
Platzhalter
Ablaufgrafik E-Mail → Extraktion → Abgleich → Freigabe → ERP
Automatisierung mit Freigabe statt Blackbox
Keine KI liest jedes Dokument fehlerfrei. Deshalb setzen wir auf harte Prüfregeln, Freigabeschwellen und eine Prüfliste für Ausnahmen. Ihr Team entscheidet in den unklaren Fällen – und spart sich die Routine bei allen anderen. Wie hoch der automatisierbare Anteil bei Ihnen ist, messen wir im Pilot.
Für wen
- Industrie-, Handels- und Distributionsunternehmen im Mittelstand.
- Viele Bestellungen per E-Mail, PDF oder Excel.
- Ein bestehendes ERP-System – besonders erfahren sind wir mit Oracle E-Business Suite. Andere Systeme prüfen wir technisch, bevor wir ein Angebot machen.
Datenschutz und Sicherheit
- Datenflüsse, Rollen, Aufbewahrung und eingesetzte Anbieter werden vor Projektstart dokumentiert; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Projekts.
- Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Protokollierung.
- ERP-Anbindung mit Testumgebung, Berechtigungskonzept und Rückfallverfahren; jeder Auftrag wird nur einmal übertragen.
Ihre Ersparnis – grob überschlagen.
83 h
Zeit pro Monat
2.917 €
Kapazitätswert pro Monat
35.000 €
Kapazitätswert pro Jahr
Bei 1.000 Bestellungen im Monat und 5 eingesparten Minuten je Bestellung gewinnt Ihr Team rund 83 Stunden pro Monat. Bei 35 € je Stunde entspricht das einem rechnerischen Kapazitätswert von etwa 2.917 €. Das ist eine Annahme vor Ausnahmebearbeitung, Betriebskosten und Einführungsaufwand – im Pilot messen wir die tatsächlichen Werte.
Rechnerischer Wert auf Basis Ihrer Annahmen, vor Ausnahmebearbeitung, Betriebs- und Einführungskosten. Im Pilot messen wir die tatsächlichen Werte.
Häufige Fragen
Müssen wir unser ERP-System wechseln?
Nein. Die Lösung übergibt Aufträge an Ihr bestehendes System – über Schnittstellen oder kontrollierte Importe.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Prüfregeln erkennen Unstimmigkeiten. Unklare Aufträge gehen in eine Prüfliste und werden erst nach Freigabe durch Ihr Team übertragen.
Welche Formate werden unterstützt?
E-Mail-Texte, PDF- und Excel-Anhänge. Welche Formate im Pilot verarbeitet werden, legen wir gemeinsam anhand Ihrer echten Bestellungen fest.
Mit welchen ERP-Systemen arbeiten Sie?
Besonders viel Erfahrung haben wir mit Oracle E-Business Suite. Andere Systeme prüfen wir im Prozess-Check technisch.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Der Pilot konzentriert sich auf einen Dokumenttyp und einen Eingangskanal. Den Zeitrahmen legen wir im Prozess-Check fest.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Das klären wir vor Projektstart verbindlich, inklusive eingesetzter Anbieter und Auftragsverarbeitung.
Lassen Sie uns über Ihren Prozess sprechen.
In einem 30-minütigen Erstgespräch klären wir, wo bei Ihnen die meiste Handarbeit anfällt und ob ein Prozess-Check sinnvoll ist. Unverbindlich und direkt mit mir.